Existem inúmeros indícios de que a gestão dos processos da sua empresa não está indo bem. Equipe desmotivada, projetos atrasados, baixa produtividade, entregas sem qualidade…

E se você pensa que estes problemas são exclusivos da sua equipe, está muito enganado. A Geneca fez uma pesquisa com 600 executivos de negócios e TI e descobriu que 75% dos projetos de software falham. Alarmante, não é?

Dentre os principais problemas apresentados, a pesquisa listou:

• 45% dos entrevistados disseram que quase sempre falta clareza em relação aos objetivos do projeto;
• 80% deles admitem que passam pelo menos metade do tempo em retrabalho.

E você, gestor, tem clareza em relação aos seus papéis e responsabilidades? E os do restante do time? Você conhece bem todo o fluxo de trabalho?

O objetivo deste post é mostrar que o seu projeto não precisa entrar nestas estatísticas. Acompanhe e aprenda como uma boa consultoria e um novo design organizacional podem mudar todo o seu desenvolvimento de projetos. Aproveite!

A importância da consultoria e planejamento estratégico

Esta reportagem da Veja diz que o Brasil é o país mais ansioso do mundo. Logo em seguida, aparecem o Paraguai, Chile, Argentina e Colômbia. Quando ligamos uma população altamente ansiosa com um dia a dia cheio de cobranças, prazos e sobrecarga como os que enfrentam quem lida com desenvolvimento de projetos, os resultados não são bons.

Dentre os inúmeros prejuízos estão a tendência à depressão e a síndrome de burnout, por exemplo. No ambiente corporativo, temos a baixa produtividade assim como a falta de qualidade na entrega dos projetos.

Mentalize a empresa que você trabalha e seu time. Sua equipe é motivada? Qual a qualidade das suas entregas? Você conhece a eficiência dos seus processos?

Se todas as suas respostas forem positivas, parabéns, você tem uma abordagem bem organizada em todo o seu gerenciamento de processos. Caso contrário, algumas medidas devem ser tomadas para reverter este quadro o mais rápido possível:

1 – Contrate uma consultoria de TI e Processos

A consultoria de TI e Processos, nesse caso, tem um papel que vai muito além do suporte técnico. Ela analisará todo o dia a dia da equipe para encontrar processos que possam ser adaptados de forma a melhorar toda a gestão.

Ela será responsável por identificar as falhas e as necessidades da empresa e, assim, criar um plano ajustado às suas demandas. Ou seja, mostrará como melhorar o planejamento estratégico, definindo tecnologias adequadas para alcançar maior produtividade e otimização de processos.  

A contratação de uma consultoria é uma escolha muito importante na organização do gerenciamento de processos, pois é primeiro passo para dar mais valor às equipes dentro da empresa e apresentar resultados melhores. 

2 – Defina um design organizacional e implemente as mudanças

É hora de analisar todo o planejamento definido pela consultoria e começar a criar um novo way of working para sua equipe.

O design organizacional é um processo que tem como finalidade moldar a maneira como as organizações são estruturadas e executadas. Este processo envolve muitos aspectos diferentes do trabalho, incluindo:

• Formações de equipes
• Clareza dos papéis e responsabilidades dos times
• Distribuição equilibrada do trabalho
• Clareza da estrutura organizacional
• Desenvolvimento de pessoas
• Comunicação eficaz
• Capacitação
• Visibilidade de ações
• Tomada de decisões, entre outros.

O design organizacional e toda a reestruturação proveniente dele podem ajudar qualquer tipo de organização a atingir seus objetivos. Algumas vezes, pode ser necessário uma reorganização em larga escala. Em outras, mudanças mais sutis nas estruturas e sistemas pode garantir que a organização continue prosperando.

Neste momento é hora de fazer mais algumas perguntas que o ajudarão na criação do design organizacional:

Você conhece, executa e aprimora o fluxo de trabalho? Você sabe o que deve fazer? Você tem um plano de treinamento? Conhece e avalia os resultados? Toma decisões embasadas?

Quando você tiver todas as respostas, é só colocar em ação.

3 – Trabalhe com metas e indicadores de desempenho

Muito provavelmente você já trabalhava com metas e indicadores mesmo antes da reestruturação. Porém estas metas têm pouquíssima serventia se não estiverem ligadas à tecnologia adequada.

Os KPIs (Indicadores chave de desempenho) são medidas muito eficientes para quantificar quais metas da empresa estão sendo cumpridas. Os gestores podem definir diversos KPIs para um projeto e usá-los para analisar o desempenho de cada funcionário, por exemplo.

Entre os benefícios das empresas que utilizam ferramentas adequadas de análise de metas e indicadores, podemos citar:

• Aumento da motivação entre os profissionais;
• Clareza em relação aos objetivos do projeto;
• Promoção e incentivo ao crescimento pessoal.

Os bons resultados podem ser recompensados e uma empresa que apoia e motiva seus funcionários está destinada a entregar melhores resultados do que quem não se preocupa com isso.

Acompanhar as metas e indicadores de desempenho é reconhecer o trabalho árduo dos funcionários e fazê-los se sentirem reconhecidos e orgulhosos.

A importância das parcerias

É claro que apenas a reestruturação dos seus processos de trabalho não garante a entrega de projetos com qualidade e o sucesso da sua gestão. Porém este é o primeiro e mais importante passo a ser dado em busca de um melhor e mais produtivo gerenciamento de processos.

Além disso, o comprometimento da equipe e a energia dos líderes em conduzir decisões necessárias evitam possíveis encruzilhadas, retrabalho, desmotivação e falta de comunicação.

E não podemos deixar de fora a importância da tecnologia na batalha em busca da eficiência e otimização de processos. Afinal, não existe reestruturação de processos de trabalho de sucesso sem o auxílio das soluções tecnológicas e a expertise dos parceiros que trabalham com isso há anos.

Para entender melhor porque contar com a tecnologia e deixar os processos convencionais no passado, baixe o infográfico da Kyros Tecnologia. E se quiser conhecer de perto um potencial parceiro nesse momento profissional tão importante, entre em contato com a Kyros e conheça o Lean Digital Gamification e seu way of working!

Postado por Raiz Fértil em 4 março, 2020